Veja como montar um OTIF no Excel
A maioria das empresas que contrata transporte já mede algum indicador. O painel raramente é o problema de existir — é o problema de estar pela metade: metade dos indicadores sem exemplo numérico que sustente a meta, e o mais citado de todos, o OTIF, frequentemente calculado de um jeito que parece certo e não é, sem que ninguém perceba até a diferença aparecer no bolso.
Este guia cobre os 6 indicadores que compõem um painel completo de transporte para o embarcador — não a transportadora, não o operador logístico, quem contrata o transporte e precisa responder por ele para dentro e para fora da empresa. Para cada um: a fórmula, um exemplo numérico calculado e de onde vem o dado na operação real (nota fiscal, CTe, tabela de prazos, ocorrência registrada). Sem planilha para baixar — o objetivo aqui é você conseguir montar ou auditar o seu painel com o que está escrito.
OTIF (On Time In Full)
Se você mede um único indicador de transporte hoje, provavelmente é este. E há uma chance real de que a conta esteja errada.
O erro mais comum: pegar o total de entregas perfeitas e dividir pelo total de entregas realizadas. Parece OTIF, mas não é — é uma simplificação que esconde onde o problema está.
A fórmula correta é multiplicativa, o produto de dois percentuais medidos separadamente:
OTIF = % On Time × % In Full
Um exemplo com números redondos. No mês, das 178 entregas realizadas:
- 162 chegaram dentro do prazo contratado — On Time = 162 ÷ 178 = 91,0%
- 149 chegaram completas, sem falta de item e sem avaria — In Full = 149 ÷ 178 = 83,7%
OTIF = 91,0% × 83,7% = 76,2%
Repare que não é a mesma conta que "quantas entregas foram 100% perfeitas ao mesmo tempo". É o produto dos dois percentuais. Tirar a média simples (91,0% + 83,7%) ÷ 2 = 87,4% infla o número e esconde o problema real — a diferença entre 76,2% e 87,4% é mais de 11 pontos percentuais, e é justamente a folga que engana quem está de fora olhando o painel.
De onde vem o dado: a data prevista sai da tabela de prazos contratada com a transportadora, cruzada com a NF; a data e a condição reais de entrega vêm do CTe e do que a transportadora reporta (ou não reporta) de volta. Um bom índice de OTIF varia por operação — 90-95% em distribuição regional ou carga dedicada, 80-88% em B2B fracionado ou longa distância, acima de 92% em última milha de e-commerce, acima de 95% para operações de excelência. O exemplo acima, 76,2%, fica abaixo de todas essas faixas — e é justamente esse o ponto: pela média simples, o mesmo mês devolveria 87,4% e passaria por operação saudável.
Este post não repete o passo a passo de cálculo nem o erro nº1 do cálculo manual em detalhe — isso já está em O que é OTIF e como calcular e em OTIF no Excel, passo a passo, para quem quiser montar a planilha na mão.
É esse cruzamento — tabela de prazos × CTe/NF, sem esperar o que a transportadora decide reportar — que o Módulo 2 (Controle de prazos e performance) do Gestor Logístico calcula automaticamente, entrega a entrega. O OTIF deixa de ser a conta que alguém refaz manualmente no fim do mês e passa a ser um número que você acompanha o tempo todo, com a mesma mecânica que acabou de ver aqui — só sem o Excel.
OTD (On Time Delivery)
OTD mede só o prazo — não entra a condição da carga, só se chegou dentro da janela contratada.
OTD = entregas no prazo ÷ total de entregas
Exemplo: de 200 entregas no mês, 180 chegaram dentro do prazo contratado.
OTD = 180 ÷ 200 = 90%
A diferença para o OTIF: OTD isola o prazo; OTIF soma prazo e integridade da carga. Uma operação pode ter OTD alto e OTIF baixo — chegar na hora não significa chegar completo. Por isso os dois indicadores são medidos separadamente, não um substituindo o outro (mais em OTIF x OTD).
De onde vem o dado: mesma origem do OTIF — tabela de prazos + data real de entrega reportada pela transportadora. Se quiser o recorte do indicador isolado, há um post dedicado a OTD (On Time Delivery).
O OTD sai do mesmo cruzamento — o Módulo 2 aplica o corte por prazo isolado sem exigir outra fonte de dado nem outro cadastro.
Custo de transporte como % das vendas
Este indicador responde uma pergunta financeira, não operacional: o frete está pesando mais ou menos sobre a receita ao longo do tempo?
Custo de transporte (%) = custo total de transporte no mês ÷ faturamento bruto no mesmo mês × 100
Exemplo: custo total de transporte no mês de R$ 168.000 sobre um faturamento bruto de R$ 3.360.000.
168.000 ÷ 3.360.000 × 100 = 5,0%
Esses 5,0% não são um benchmark — são só o resultado do exemplo. E é assim que este indicador precisa ser lido: isolado, um percentual não é bom nem ruim. O que informa é a série (o mesmo número, mês a mês) e o corte (por rota, por região, por cliente, por transportadora). Desconfie de comparações com "a média do mercado": os números que circulam misturam escopos diferentes — custo logístico total (que inclui estoque e armazenagem) contra custo só de transporte, receita bruta contra receita líquida, país inteiro contra empresa — e uma faixa colhida sob um escopo não serve para julgar a sua conta, feita sob outro.
De onde vem o dado: o custo total de transporte é a soma das faturas de frete pagas às transportadoras no período (cada fatura agrega vários CTes); o faturamento bruto vem do sistema de vendas do embarcador. Hoje, para a maioria das empresas, cruzar as duas fontes é trabalho manual de planilha, refeito todo mês — o mesmo esforço que reaparece quando o assunto é reduzir custos logísticos sem saber exatamente onde eles estão.
Esse cruzamento entre fatura de frete e faturamento — hoje manual, refeito todo mês — é o tipo de número que o Módulo 4 (Relatórios de gestão) do Gestor Logístico consolida automaticamente, sem depender de planilha.
Order Cycle Time (OCT)
OCT mede o ciclo inteiro do pedido — não só o transporte, do registro do pedido até a confirmação de entrega ao cliente final. Um painel que só mede prazo de entrega (OTIF/OTD) enxerga metade da operação; falta o tempo que o pedido leva antes de sair para rota.
OCT = soma dos dias entre pedido e entrega confirmada ÷ número de pedidos
Para 1 pedido isolado: separação e expedição levam, por exemplo, 1 dia; o transporte até a entrega, 3 dias — 4 dias corridos nesse pedido.
Para o painel mensal, a soma de todos os pedidos do período: 2.790 dias-pedido ÷ 620 pedidos = 4,5 dias de OCT médio.
De onde vem o dado: a data de registro do pedido sai do sistema de vendas/ERP do embarcador; a data de confirmação de entrega vem do mesmo cruzamento de NF e CTe usado no OTIF/OTD. É o mesmo tipo de dado, só que somando o tempo de separação e expedição antes de o transporte começar. Quando existe tracking de pedido ponta a ponta, esse relógio corre sozinho, sem alguém anotar data de saída numa planilha à parte.
Consolidar um indicador que soma dado de sistemas diferentes — pedido, separação, transporte — é o mesmo papel que o Módulo 4 (Relatórios de gestão) do Gestor Logístico cumpre para o restante do painel, sem exigir um cruzamento manual novo a cada mês.
Nível médio de estoque
Diferente dos indicadores de prazo e custo, este mede capital parado — quanto estoque a empresa carrega em relação ao que realmente vende.
Nível médio de estoque = estoque médio do item no período ÷ demanda média do mesmo item no mesmo período
Exemplo: estoque médio de 480 unidades de um item, com demanda média de 960 unidades/mês.
480 ÷ 960 = 0,5 mês (≈ 15 dias) de cobertura para aquele item.
O resultado em dias ou meses de cobertura é o que torna o número acionável — "0,5 mês de estoque" diz se aquele item está parado demais ou correndo risco de faltar; "480 unidades" sozinho não diz nada sem o contexto da demanda. (Por isso o indicador também aparece, em boa parte da literatura, sob o nome de cobertura de estoque: o que a conta devolve não é um volume, é um prazo.) Definir o estoque-alvo de cada item é outro cálculo — o de dimensionamento de estoque.
De onde vem o dado: posição de estoque do sistema do embarcador (WMS/ERP) e histórico de saídas do mesmo período.
O que falta, quase sempre, é o corte: responder "qual região está mais cara em estoque parado?" costuma custar uma semana de planilha. É esse tipo de consolidação que o Módulo 4 (Relatórios de gestão) do Gestor Logístico também cobre, junto com os demais indicadores deste painel.
Índice de avarias
Diferente dos demais, este indicador não vem de data ou valor — vem de uma Ocorrência registrada durante o transporte: falta de item, produto danificado, embalagem violada.
Índice de avarias = entregas com ocorrência de avaria registrada no mês ÷ total de entregas no mês
Usando a mesma base de 178 entregas do exemplo de OTIF (para manter os cenários deste post coerentes entre si): 11 entregas tiveram avaria registrada.
Índice de avarias = 11 ÷ 178 = 6,2%
De onde vem o dado: hoje, na maioria das operações, uma avaria na rua vira um telefonema — não fica registrada em lugar nenhum de forma estruturada, então o índice não existe de fato, só a lembrança de quem atendeu a ligação. O registro consistente depende de captar a ocorrência no momento em que ela acontece, via app do motorista (foto, descrição, item afetado), não reconstruí-la depois pela memória de quem recebeu a reclamação.
Quando a ocorrência é registrada no momento certo — pelo aplicativo do motorista, com foto e descrição, e não reconstruída depois por telefonema — o índice de avarias deixa de ser estimativa e vira dado real, consolidado automaticamente pelo mesmo Módulo 4 (Relatórios de gestão).
Conclusão: como montar seu painel
Os 6 indicadores juntos — não isolados — dão o quadro completo da operação de transporte do embarcador: prazo (OTIF, OTD), custo (% sobre vendas), velocidade (OCT), capital parado (nível de estoque) e qualidade física da entrega (avarias). Medir só um ou dois é medir uma fatia; o painel completo é o que permite defender um número em reunião em vez de repetir o que a transportadora informou.
O ponto em comum entre os 6: todos dependem de dados que hoje, na maior parte das operações, moram espalhados — CTe, NF, tabela de prazos, planilha de custo, telefonema de ocorrência — e são cruzados manualmente, mês a mês, por alguém.
Você acabou de ver 6 indicadores, cada um com fórmula, exemplo numérico e a origem exata do dado. A pergunta que sobra é simples: hoje, quem calcula esses números para você — uma planilha refeita todo mês, ou um sistema que cruza tabela de prazos, CTe, NF e ocorrência automaticamente?
O Módulo 2 (Controle de prazos e performance) do Gestor Logístico calcula OTIF e OTD em tempo real, entrega a entrega, direto do cruzamento de dado real — sem esperar o que a transportadora decide reportar. O mesmo sistema também consolida custo de transporte, OCT, nível de estoque e índice de avarias em relatório, para o resto do painel que você viu aqui.
Peça uma demonstração e veja o seu painel calculado com dado real, não com o que sobrou de planilha no fim do mês.
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