TMS: O que é, e quais são suas variações e características

O que é um TMS?

Se a logística da sua empresa hoje depende de planilha, e-mail e ligação para saber onde está cada entrega e quanto ela custou, é provável que você já tenha ouvido falar em sistema TMS — e esteja tentando entender se ele resolve, de fato, esse problema.

TMS é a sigla para Transportation Management System, em português Sistema de Gerenciamento de Transportes (ou sistema de gestão de transporte). É o software que planeja, monitora e otimiza as operações de transporte de cargas — nos aspectos operacionais e administrativos —, tanto para quem contrata o serviço quanto para quem o executa.

Na prática, é o que organiza numa única ferramenta o que, sem sistema, fica espalhado: cotação de frete, documentação fiscal (CT-e, MDF-e), prazo de entrega e conferência da fatura de frete.

Quais os tipos de TMS

A definição acima, porém, não é suficiente para entender de fato para que serve essa ferramenta. O transporte de cargas permeia toda a cadeia de suprimentos, e o papel do TMS muda conforme a posição de quem o usa dentro dela — por isso existem três tipos de TMS, que este artigo detalha a seguir: para embarcadores, para transportadoras e para operadores logísticos.

TMS para Embarcadores

Para empresas que contratam serviços de transporte — chamadas, neste contexto, de "embarcadores" —, os principais desafios são:

• Selecionar os fornecedores (transportadoras ou operadores logísticos) com o melhor custo-benefício;
• Garantir que os serviços são executados dentro das condições (preços e prazos) combinadas;
• Prestar informações precisas aos clientes internos e externos sobre o trânsito das mercadorias;
• Evitar o pagamento de taxas indevidas ou calculadas incorretamente — além do frete propriamente dito, o custo do transporte soma seguro, pedágio, taxas e outros insumos, o que torna o cálculo bastante complexo;
• Apurar e analisar os KPIs (indicadores-chave de desempenho) do setor;
• Controlar os impostos incidentes sobre os serviços de transporte e os créditos que podem ser recuperados em outras operações.

Para a maioria dos embarcadores, transportar mercadorias não é o objetivo do negócio — é uma atividade meio, necessária para abastecer matéria-prima ou escoar produção. Mesmo assim, uma operação de porte médio pode chegar a contratar milhares de transações de transporte por mês, cada uma delas exigindo as etapas acima. Fica evidente a necessidade de uma ferramenta que automatize o que, do contrário, sobrecarrega o setor de logística.

É esse o papel do TMS para embarcadores: permitir que a equipe de logística planeje e controle as operações de transporte com segurança, sem depender de trabalho manual repetitivo. Outra forma de definir esse tipo de TMS é pensar nele como a ferramenta que controla a compra de fretes — os embarcadores compram fretes das transportadoras.

O Gestor Logístico, da Tecnovia, é um exemplo de TMS para embarcadores — atua exatamente neste segmento.

TMS para Transportadoras

Já para as empresas que prestam serviços de transporte a terceiros, transportar é a atividade-fim — a razão da própria existência do negócio. Os desafios aqui são outros:

• Manter a frota de veículos em boas condições;
• Praticar preços competitivos, compatíveis com a concorrência e que permitam gerar lucro;
• Conquistar e manter clientes;
• Emitir a documentação fiscal do transporte exigida por lei em cada operação — CT-e e, conforme o caso, MDF-e (a NF-e da mercadoria é emitida pelo embarcador, não pela transportadora);
• Contratar motoristas, ajudantes e demais colaboradores (próprios ou terceirizados), e manter os pagamentos em dia conforme a legislação do setor;
• Contratar seguradoras e prestar as informações necessárias para garantir a segurança da carga;
• Determinar os riscos de cada operação e mitigá-los;
• Definir a melhor alocação de cargas nos veículos e o melhor trajeto para cada um;
• Monitorar a execução dos serviços por motoristas e veículos;
• Controlar ocorrências e inconformidades durante o transporte, e corrigi-las;
• Enviar aos clientes os documentos fiscais (CT-e etc.) e operacionais (comprovantes de entrega, relatórios);
• Cobrar os clientes pelos serviços executados, dentro das condições negociadas, e controlar os recebimentos;
• Apurar e analisar os KPIs das operações e do mercado.

As necessidades de uma transportadora são completamente diferentes das de um embarcador — por isso o TMS voltado a cada uma pouco se parece: em comum, praticamente só o nome. Uma forma simples de diferenciar: o TMS para transportadoras controla a venda de fretes — as transportadoras vendem fretes aos embarcadores.

TMS para Operadores Logísticos

Existe ainda uma terceira categoria de usuário do sistema TMS: os operadores logísticos, que se propõem a terceirizar as atividades de logística de uma empresa — entre elas, o transporte.

No transporte, o operador logístico se posiciona entre o embarcador e a transportadora: compra fretes das transportadoras e os vende aos embarcadores. É, de certa forma, um intermediário que agrega valor — otimizando cargas, combinando modais, entre outras formas.

Para atender a esse perfil, um TMS precisa atuar, ao mesmo tempo, como TMS para embarcador e como TMS para transportadora. E como as operações do operador logístico costumam ser mais complexas — envolvendo, às vezes, vários modais (rodoviário, ferroviário, cabotagem, aéreo) numa mesma operação —, o sistema também precisa de funcionalidades mais sofisticadas, como a apuração da rentabilidade de cada operação ou cliente: a diferença entre o custo do serviço prestado e a receita obtida. Essa análise só é possível quando o TMS integra as duas "visões" (compra e venda) — não dá para fazer isso com sistemas separados para cada lado.

Principais funcionalidades de um TMS

Feita a distinção entre os três tipos, fica mais claro por que suas funcionalidades também são diferentes:

Funcionalidades do TMS para Embarcadores

• Simulação dos custos de frete;
• Auditoria (conferência) de fretes e faturas;
• Monitoramento dos prazos de coleta e entrega;
• Monitoramento de ocorrências;
• Integração com as transportadoras;
• Apuração de KPIs e relatórios gerenciais.

Duas dessas funcionalidades merecem o mecanismo por trás, porque é aí que mora a diferença entre "ter um sistema" e "ter controle de verdade":

A auditoria de fretes — no Gestor Logístico, o Módulo de Auditoria — recalcula o frete que deveria ser cobrado com base na tabela de frete contratada e confronta esse valor com o que está no CT-e e na fatura, que normalmente agrega vários CT-es. A divergência é apontada automaticamente, em vez de exigir conferência manual CT-e a CT-e — inviável quando são milhares por mês.

O monitoramento de prazos funciona de forma parecida: o sistema compara a data prevista de entrega, definida pela tabela de prazos contratada com cada transportadora, com a data real de entrega — e é essa comparação que alimenta o indicador de OTIF.

Funcionalidades do TMS para Transportadoras

• Controle das tabelas de frete de cada cliente;
• Alocação, planejamento e monitoramento dos serviços dos veículos;
• Controle de carregamento e descarregamento dos veículos;
• Emissão dos documentos fiscais do transporte (CT-e e MDF-e);
• Controle de ocorrências, pendências, sinistros e indenizações;
• Controle da manutenção da frota;
• Cálculo e pagamento de motoristas/veículos terceirizados;
• Faturamento e cobrança dos clientes;
• Relatórios fiscais, contábeis e gerenciais.

Funcionalidades do TMS para Operadores Logísticos

Todas as funcionalidades dos dois tipos anteriores, e mais:

• Apuração da rentabilidade de cada operação/cliente;
• Suporte a múltiplos modais numa mesma operação;
• Relatórios gerenciais para os clientes.

Por que o TMS é tão importante para a gestão de logística?

Existe uma assimetria que explica por que o TMS deixou de ser opcional para quem lida com volume relevante de fretes: o cliente final não conhece a transportadora. Ele comprou do embarcador — não sabe (nem precisa saber) quem está fazendo a entrega. Quando algo dá errado, é para o embarcador que ele liga, nunca para a transportadora. Isso significa que o embarcador é cobrado por uma operação que não executa e, sem um sistema, também não vê em tempo real — para saber se a informação que a transportadora está passando é verdadeira, vale conferir como saber se as informações que a transportadora envia são verdadeiras.

Sem sistema, cada uma dessas informações — prazo, custo, ocorrência — fica dispersa em controles diferentes, o que deixa os processos de logística mais lentos e sujeitos a erro, eleva os custos operacionais e compromete a confiabilidade dos resultados. Um TMS centraliza esses dados: em vez de espalhados em planilhas soltas, ficam num único lugar, o que facilita o acesso, o compartilhamento e a análise.

Vale uma ressalva rápida: TMS não é a mesma coisa que WMS. O TMS cuida do transporte entre pontos; o WMS (veja as diferenças entre TMS e WMS) cuida da operação dentro do armazém. São sistemas complementares, não concorrentes.

Quais são os benefícios do sistema TMS?

Automação dos processos

Com o TMS, boa parte das rotinas passa a ser automática — cálculo de frete, auditoria de fatura, emissão de documentos. Isso torna as atividades mais ágeis, aumenta a produtividade e reduz erros e retrabalho.

Melhoria dos resultados

Com mais controle sobre os processos, o gestor identifica com mais facilidade onde estão os gargalos e o que precisa ser corrigido. Problemas no transporte são resolvidos mais rápido, e indicadores como o nível de serviço de entregas tendem a melhorar.

Redução de custos

Aqui o mecanismo importa mais do que a promessa: a redução de custo de um TMS não vem de "otimização" abstrata. Vem, por exemplo, da cobrança indevida capturada pela auditoria — toda vez que o valor recalculado pela tabela contratada é menor do que o cobrado no CT-e, isso é dinheiro que deixaria de ser identificado sem o cruzamento automático. Soma-se a isso a redução de desperdício de tempo e mão de obra, o planejamento de rotas e a diminuição de retrabalho por erro manual.

Tomada de decisão mais acertada

Com dados de notas, CT-es, faturas e prazos consolidados, o gestor deixa de decidir por achismo — perguntas como "qual região tem o frete mais caro" ou "qual transportadora cumpre prazo com mais consistência" passam a ter resposta com dado, não com impressão.

Ganhos em qualidade

Ganho de qualidade na entrega se mede com indicador, não com sensação: o OTIF (On Time In Full) mostra o percentual de entregas feitas no prazo e completas. Com esse número em mãos, cobrar SLA da transportadora deixa de ser argumento e vira negociação com dado. Juntas, essas melhorias tornam a empresa mais competitiva e aumentam a chance de reter clientes.

Quando é o momento de contratar um sistema TMS?

Alguns gestores ainda hesitam em investir num sistema, especialmente em período de aperto orçamentário — quando "redução de custo" é a palavra de ordem. Mas alguns sinais indicam que a operação já passou do ponto em que planilha e controle manual dão conta:

• Você sabe quanto gastou no total, mas não sabe onde — o dado existe, mas está espalhado demais para virar resposta.
• Você descobre o atraso quando o cliente reclama, não porque um alerta interno avisou antes.
• Você paga a fatura para liberar o caminhão e só confere depois — quando confere, se confere.
• Cada transportadora manda a fatura num formato diferente, e não existe um jeito padronizado de conferir todas.
• Reunião de logística vira achismo, porque o dado mora em planilha ou PDF disperso.

Se dois ou mais desses sinais soam familiares, a operação já tem volume suficiente para justificar um sistema dedicado. O preço varia conforme o fornecedor e o porte da operação — o Gestor Logístico, por exemplo, é comercializado por assinatura mensal a partir de R$ 1.000/mês, valor que vale comparar com o que uma única cobrança indevida recorrente representa ao longo de um ano.

É para justamente esses sinais que o Gestor Logístico foi desenhado, com quatro módulos: auditoria de fretes e faturas (confere CT-e contra a tabela contratada e aponta divergência), controle de prazos e OTIF (mostra atraso antes de o cliente reclamar), simulação de fretes (cotação por transportadora, com ranking de preço e prazo) e relatórios de gestão (BI para responder onde o dinheiro está indo). Para aprofundar, vale ler sobre a auditoria de frete e os problemas mais comuns.

Se preferir, veja como o Gestor Logístico aplica isso na prática — preencha o formulário abaixo e a gente entra em contato.